In vielen Unternehmen werden Arbeitszeiten in Excel-Dateien erfasst. In unserem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie diese in JobRouter importiert werden.

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass die zu importierende Excel-Datei pro Kalendermonat ein Arbeitsblatt mit einer Tabelle enthält. Pro Tag gibt es eine Zeile und es werden neben dem Datum die Zeiten für Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pause erfasst. Die Excel-Datei berechnet außerdem die geleistete Arbeitszeit automatisch.

Zunächst ist mit dem Mapping-Assistanten eine Mappingdefinition zu erstellen, das heißt es muss festgelegt werden, welche Bereiche der Excel-Datei zu importierende Daten enthalten. Nach dem Start des Assistenten wird zunächst ein Mappingprojekt angelegt. Dieses benötigt einen Namen und bei Bedarf kann auch eine Beschreibung angegeben werden. Es empfiehlt sich entsprechend eindeutige Namen zu verwenden, da die hier gewählten Werte auch in der JobRouter-Systemaktivität angezeigt werden.

Nun gilt es dem Mapping eine Definition, also eine Sammlung zu importierender Zellbereiche hinzuzufügen. Ein Mapping kann theoretisch beliebig viele Mappingdefinitionen enthalten. Theoretisch bedeutet konkret, dass derzeit im JobRouter nur die erste Mappingdefinition verarbeitet werden kann. Auch die Mappingdefinition benötigt einen Namen und kann um eine Beschreibung ergänzt werden.

Für das Beispiel sollen zunächst einige Stammdaten vom ersten Arbeitsblatt importiert werden. Für diese Felder bietet es sich an, ein Zellreferenzmapping zu verwenden. Dieses kann immer genau dann verwendet werden, wenn der zu importierende Bereich immer in den gleichen Zellen zu finden ist. Dabei können sowohl einzelne Zellen als auch Bereiche importiert werden. Dazu ist zunächst in der Definition ein Zellreferenzmapping hinzuzufügen. Der Name sollte sinnvoll gewählt werden, da der Prozessdesigner im JobRouter nur diesen Namen für sein Mapping auf die Prozesstabellen sieht.  Zusätzlich ist das Arbeitsblatt auszuwählen und der Start- sowie der Endindex anzugeben. Beim Import einer einzelnen Zelle sind die Werte Titelzeile-/spalte, zeilenweises Interpretieren sowie Spalten-/Zeilennamen zu ignorieren. Hier reichen die automatisch festgelegten Werte aus.

Interessanter wird es nun beim Import der Arbeitszeiten. In der vorliegende Excel-Datei wurden für jeden Monat benannte Bereiche angelegt. Daher fügen wir nun diese Mappingart hinzu. Da die Excel-Datei pro Monat ein Arbeitsblatt enthält müssen wir insgesamt 12 dieser Mappings hinzufügen.

Bei dieser Mappingart muss ebenfalls ein Name festgelegt und das Arbeitsblatt ausgewählt werden. Dank der benannten Bereiche gestaltet sich das weitere Mapping sehr einfach, denn es muss pro Mapping nur noch der gewünschte Bereichsname ausgewählt werden. Da bei diesen Importdaten Bereiche importiert werden, gewinnen die zuvor übergangenen Einstellungen an Bedeutung. Die definierten Bereiche enthalten im Beispiel eine Titelzeile, daher muss diese Option ausgewählt werden. Die Option „Zeilenweise interpretieren“ wird für dieses Beispiel nicht ausgewählt, da jede Zeile einem Datensatz entspricht. In der Option „Spalten-/Zeilennamen“ wurden vom Programm bereits die Informationen aus der Titelzeile übernommen. Diese können hier abgeändert werden. Die eingegebenen Werte werden wiederum in der Systemaktivität dem Prozessdesigner für sein Mapping angezeigt.

Nach dem Abschluss des Mappings muss die Projektdatei gespeichert werden und in das „data“-Verzeichnis des gewünschten JobRouter-Prozesses hochgeladen werden. Bitte beachten Sie dabei dass die Datei zwingend in das Basisverzeichnis des Prozesses nicht in ein Unterverzeichnis einer konkreten Version gespeichert wird. Damit sind die vorbereitenden Schritte abgeschlossen und die weitere Arbeit erfolgt im JobRouter.

Die komplette Prozesserstellung soll hier ausgeklammert werden, wichtig für dieses Beispiel ist, dass in einem Prozesstabellenfeld vom Typ „Anhang“ eine hochgeladene Excel-Datei gespeichert wird. Dies kann entweder in einem vorgelagerten Benutzerschritt manuell erfolgen oder aber über JobStart durch eine Verzeichnis- oder Postfachüberwachung erfolgen.

An der gewünschten Stelle ist nun ein neuer Schritt vom Typ „Systemaktivität“ hinzuzufügen. Als Systemaktivität wird „JRSpreadImporter“ ausgewählt.

Nun kann die Systemaktivität konfiguriert werden. Es gibt einen Eingabeparameter, bei dem es sich um die zu verarbeitende Excel-Datei handelt. Der komplexere Schritt besteht im Festlegen der Ausgabeparameter. Der Aufwand richtet sich natürlich nach dem Umfang der zu importierenden Daten.

Es müssen natürlich nicht alle angebotenen Felder gemappt werden. Es wird empfohlen die definierten Bereiche jeweils komplett auf eine Untertabelle zu mappen, auch wenn der JobRouter es natürlich anders ermöglicht. Die Konfiguration ist zu speichern und in weiteren Schritten kann nun wie gewohnt mit den Prozesstabellen gearbeitet werden.

Zur Laufzeit des Prozesses wird nun die hochgeladene Excel-Datei ausgelesen und die Werte in die Prozesstabellen geschrieben.

Mit diesem Beispiel haben wir Ihnen gezeigt, wie leicht sich mit Hilfe des JRSpreadImporter Excel-Dateien in den JobRouter importieren lassen. Der JRSpreadImporter unterstützt vor allem beim regelmäßigen Import gleich strukturierter Excel-Dateien. Benannte Bereiche und oder in Excel definierte Tabellen erlauben eine entsprechende Flexibilität.